费用报销流程及注意事项

一、费用报销流程

1、项目每月5号前将上月发生的费用以报销单形式按规定填写并粘贴好后邮寄至总公司财务部审核、入账。

2、经总公司财务部审核无误后，如项目有可用资金，项目在OA系统发起《项目进度款支付审批单》进行费用报销。

3、各项目需安排人员在总公司购买社保后方可进行费用报销流程。费用报销收款人为总公司社保购买人员。

二、初始费用报销填写规范及注意事项

1、所有经济业务均应提供正规合法票据；发票要填写完整，字迹清晰，没有涂改、污染，发票专用章清晰可辨。假发票、空白发票和填写不规范的发票，不予报销；发票开具新规，“备注栏”影响账务和税务处理，项目发生的成本费用发票必须备注项目名称、项目地址，否则，成本进项发票一律不得抵扣进项。

2、应使用黑色水性笔或钢笔以规范文字填写粘贴单，绝对不允许使用铅笔或者红笔书写，并且不得涂改，经办人、报销人、单据张数等信息应如实填写完整。

3、不要将票据倒置粘贴；不要用订书机装订票据。

4、发票上未列示详细品名、数量、单价的(比如只写了“办公用品一批XXX元”)以及各种购买物品的定额发票，无论金额大小，均必须附有加盖发票专用章的购货清单或小票，并提交付款凭证。定额发票要用黑笔写上单位抬头，开具日期等信息，不得空白。

5、原始粘贴单上阿拉伯数字要加上人民币符号，如:报销金额为2678元，则在阿拉伯数字填写栏内填写￥2678.00。大写汉字栏内应按规范汉字在已经印刷好的相应位数内填写数字大写，并在大写汉字前的每一空位上画“X”，在数字是0的位置填写汉字“零”。例如，报销金额为￥2034.50，则大写数字栏内填写:X拾X万贰仟零佰叁拾肆元伍角零分。

6、原始单据的发票必须是发票联或报销联，用复写纸复写或计算机打印，不得用铅笔填写，存根联、发货联、记账联不能作为报销单据。内容要齐全，抬头、日期、品名、单价、数量、金额等项目要填写齐全字迹要清楚，金额要准确，大、小写要一致，严禁涂改。

7、费用报销必须是在公司购买社保、发放工资的员工报销，非公司员工一律不得报销；汽车油费报销需要签订私车公用协议，私车公用0元租赁，车辆使用时，水印相机拍照车辆里程表、或打印高德地图行车路线图，按照1.5元/公里（含过路费）据实报销。费用报销单上写清楚车牌号及用车事由提供相应金额汽车油票，未签订私车公用协议的员工车辆一律不得报销。

8、项目发生的高铁票、住宿等福利费专票一律按照普票收取，不得抵扣项目进项;项目发生的烟、酒、茶叶、足浴、娱乐等交际应酬费用一律不得开具凯迪科技发票,不得在公司报销；为确保项目邮寄的合同、发票等资料及时收件不丢件,请邮寄顺丰快递。

二、不宜报销的单据

1、内容填写不全，字迹不清或有明显涂改、伪造的票据一律不予报销。

2、无发票专用章的白条票据；数量、单价、金额不明确的票据。

3、收据、虚假发票等票据不予报销。

4、名称必须写全称，否则不予报销。

5、复印件一律不得报销。

三、票据整理粘贴要求

1、票据分类。对于集中较多的票据按照内容进行分类，如办公用品、电话费、差旅费、市内交通费等，按照类别分别粘贴。

2、将票据整理齐后，将胶水涂抹在票据左侧背面，沿着粘贴单装订线内侧和粘贴纸的上边依次均匀排开横向粘贴，且应避免将票据贴出粘贴单外。装订线左侧不要粘贴票据，不要将票据集中在粘贴纸中间粘贴，以免造成中间厚，四周薄。

3、如果票据大小不一样，可以在同一张粘贴单上按照先大后小顺序粘贴；票据比较多时可使用多张粘贴单。

4、对于比粘贴单大的票据或其他附件，也应沿装订线粘贴，超出部分可以按照粘贴纸大小折叠在粘贴范围之内。

四、报销票据粘贴基本要求

1、紧靠粘贴单的左上端，从左向右横向粘贴。

2、相邻票据间须留出间隔距离。

3、票据较多时，可分行粘贴；不得竖向粘贴。

4、报销人须在每张票据背面空白处注明开支的用途。

5、不符合规定要求的报销单据，财务部有权退回，要求报销人重新整理。

五、费用报销证据链的强制要求

1、国家税务总局稽查局关于重点企业发票使用情况检查工作相关问题的补充通知》稽查局稽便函【2011】31号：对企业列支项目为“会议费”“办公用品”“餐费”“佣金”和各类手续费等发票，须列为必查发票，进行重点检查。

2、对纳税人年度内发生会议费，同时具备以下条件的，在计征企业所得税时

准予扣除：（1）会议审批单（2）会议通知（3）会议签到表（4）各类供应商发票及费用结算清单。

3、会议费的合法有效凭证问题：1）租用综合性酒店，即住宿、就餐、会议均在一个酒店：→统一开具会议费发票，通过“会议费”核算。2）自用企业会议厅，异地参会人员的住宿与餐费租用酒店：→建议住宿与餐饮费分别开具发票，可将住宿费专票抵扣进项税；→会议茶歇通过“会议费”核算 、住宿与餐饮通过“差旅费”核算。

4、业务招待费可以列支的范围：1）餐饮；2）住宿费（员工外出开会、出差，发生的住宿费为“差旅费“）；3）香烟；4）食品、茶叶；5）礼品；6）正常的娱乐活动；7）安排客户旅游发生的费用等。 外购礼品用于赠送的，应作为业务招待费，但如果礼品是纳税人自行生产或经过委托加工，对企业的形象、产品有标记及宣传作用的，也可作为业务宣传费。同时要严格区分给客户的回扣、贿赂等非法支出，对此不能作为业务招待费而应直接做纳税调整。

六、项目业务招待费报销

1、《中华人民共和国企业所得税法实施条例》第四十三条企业发生的与生产经营活动有关的业务招待费支出，按照发生额的60%扣除，但最高不得超过当年销售(营业)收入的5‰。鉴于各项目在经营过程中有业务招待费用发生，现公司规定项目业务招待费可按照项目当年已开发票收入 8.33‰比例限额内报销，项目按照业务招待费用发生额的10%承担因业务招待费发生汇算清缴纳税调增多缴的企业所得税。

说明:

1、当年销售收入5‰与业务招待费发生额60%可税前扣除的临界点是当年销售收入的 8.33‰，

即:销售收入5‰≈销售收入*8.33‰*60%；

2、企业所得税汇算清缴业务招待费纳税调增需多缴企业所得税=业务招待费发生额*(1-60%)*所得税率25%。

七、费用入账时间

1、费用报销之差旅费

1.1 费用报销原则上不超过3个月，12月份之前发生的费用报销在12月25日前提交至财务部入账；

1.2 当年12月份发生的费用报销最迟必须在次年1月5月前提交之财务部入账，未按时间节点提交的发票财务部一律不予受理，项目自行承担责任。